Singletasken

Multitasking

Ben jij een keiharde multitasker en vraag je je wel eens af of dat wel zo effectief is?

Veel mensen denken dat ze kunnen multitasken – meerdere taken tegelijk uitvoeren. Werken aan meerdere projecten tegelijk, bellen, e-mailen, schrijven, denken, afleiding – alles. Misschien stond het zelfs wel in de vacaturetekst van je functie of wordt het dagelijks van je verwacht. Of je doet het in je vrije tijd, met alle social media die je in de gaten wilt houden.

Steeds blijkt uit onderzoeken: Multitaskers zijn 40% minder productief, ze doen er 50% procent langer over om een taak uit te voeren, maken 50 procent meer fouten en zwaar multitasken kan je IQ tijdelijk met maar liefst 15 punten verlagen. En er zijn nog meer andere consequenties.

Dit artikel is met name bedoeld voor de mensen die multitasken op hun (kantoor)werk. Maar je kunt de beschreven situaties ook goed vertalen naar jouw eigen situatie!

Ik geef toe dat ook volledig in de val van het multitasken trap. Als ik voor mijn werk een stuk moet schrijven, hou ik vaak tegelijk alle mails bij die binnen komen, laat ik me afleiden, schiet me ineens een afspraak van de volgende dag te binnen die ik in de agenda bekijk, en collega’s vragen om iets. Het gevolg daarvan is dat ik soms ineens kwijt ben waar ik mee bezig was of een goed idee vergeet. Alle creativiteit is weg en ik kan dan minder goed bepalen wat relevant is en wat nietinformatieoverload. Doodzonde – want je ging juist multitasken omdat er zoveel te doen is. Je bullshit-detector uitschakelen is dan misschien niet je beste optie.

Multitasken werkt dus niet. Wat wel werkt is singletasken. Met singletasken zul je vaker in de flow zitten. Wat singletasken inhoudt:

  • Heel simpel gezegd: niet multitasken. Eén taak of doel tegelijk aanpakken. Dat ene doel is op dat moment jouw hele universum. Er is niets buiten die taak. Andere taken zijn op een later moment weer aan de beurt, maar nu niet!
  • Sluit je af van stress. Je hebt het druk, maar het gaat je niet helpen daar nu aan te denken. Focus op je taak.
  • Hou rekening met de 80/20 regel. Men zegt wel eens dat 20% van alles wat je op een dag doet, 80% van je resultaten levert. Je kunt dus maar beter compleet gefocust en ‘aanwezig’ zijn op de momenten dat je aan de meest essentiële taken werkt. Als dat betekent dat je door het singletasken een paar andere taakjes niet af hebt gekregen – prima. 80% daarvan zou toch maar voor 20% aan je resultaten hebben bijgedragen. Doe wat je doet goed.
  • Hang geen tijd aan je doel. Dit lijkt misschien tegen de intuïtie in te gaan – je moet toch juist SMART doelen stellen en een target hebben qua tijd? Ik zeg van niet, als je echt goed wilt singletasken. Richt je nu eerst maar eens even op je taak inhoudelijk. Denken aan tijd is afleiding. Je gaat er niet sneller van werken door er tijdens je taak steeds aan te denken. Dus vergeet je agenda of wat je later nog moet doen.
  • Sluit je e-mailprogramma af. We laten onze dag veel teveel bepalen door de modderstroom van e-mails die bij ons binnenkomen. In plaats van daar steeds maar achteraan te hollen, kun je beter op één of enkele momenten van de dag je mail bijwerken. Met een beetje geluk is een aanzienlijk deel van je mails al beantwoord door collega’s “in de cc” die nog niet hebben leren singletasken.
  • Zet je telefoon uit of op stil – of als dat niet kan omdat er belangrijke telefoontjes binnen kunnen komen en men je wel moet bereiken als je je mail niet realtime checkt: geef als je opneemt vroegtijdig aan dat je ergens (geconcentreerd) mee bezig bent.
  • Zet minstens één vergaderloze dag in je agenda. Door thuis te werken bijvoorbeeld. Vergaderingen kosten veel tijd, zuigen energie uit je, en na een vergadering heb je teveel indrukken te verwerken en ben je teveel energie kwijt om echt nog scherp te zijn. En als je meerdere afspraken op een dag hebt, is de tijd dat je concentratie echt goed is, zeer beperkt.
  • Als je thuiswerkt, op een kamer of concentratiehok zit of oordopjes bij je hebt: zet muziek aan. Zo kom je nog beter in de flow (althans, zo werkt het bij mij) en maak je het ‘leuk’!
  • Wees bewust creërend! Oftewel, wees je ervan bewust dat je iets nieuws aan het maken bent, in plaats van dat het iets is wat ‘nu eenmaal’ af moet. Probeer er plezier aan te beleven. Zie ook de 10 tips om iets te doen waar je geen zin in hebt.

Elke week werk ik een dag thuis. Ik was eerst niet echt effectief, maar ik begon weer meer voldoening in het werk te krijgen toen ik voor het eerst probeerde te singletasken. Wat ik merkte: even verslapte de aandacht en dacht ik na over de beantwoording van een mail over een totaal ander onderwerp – en mijn flow en concentratie wat helemaal weg. Ik wist niet meer waar ik als laatste mee bezig was.

Zonnestraal focus

Het effect van singletasken geldt voor werk, maar ook voor andere dingen. Zoals het schrijven van dit blog. Tegelijk zie ik heel de tijd dat iemand op Facebook op de Simpel en Treffend pagina heeft gereageerd. Ik zou graag kijken – maar beter schrijf ik eerst door nu ik in de flow zit, dan kijk ik er straks wel naar. Dat vraagt discipline. Maar discipline kost uiteindelijk minder energie dan multitasken.


Wil je hierop reageren? Stuur mij een persoonlijk bericht.

 

Deel het met iemand anders: